среда, 8 августа 2012 г.

Персональная система управления задачами или Мой GTD

После моего недавнего поста про OmniFocus меня несколько человек попросили рассказать о моей системе GTD - важном элементе управления собой.


Я не считаю что я изобрел что-то уникальное и супер-эффективное - я просто стараюсь применять подсмотренные/прочитанные методики других уважаемых авторов.

Система строится на следующих принципах:

1. Я определил для себя основные жизненные ценности - направления развития, и любой проект с его задачами относится к одному из этих направлений:



  • Публичная деятельность
  • Семья, отдых, здоровье, друзья
  • Профессиональное и личностное развитие
  • Финансы и инвестиции
  • Предпринимательство, мои тренинги и консультации
  • Карьера, работа по найму
Для удобства каждое направление имеет свое мотивирующее и близкое именно мне краткое название в виде названия роли.

2. По каждому направлению есть проекты и подпроекты. Где-то их много а где-то нет, но это не важно.
Например, в направлении карьеры есть каталоги - Allied (компания где я работаю) и каталоги для каждого клиента с которым я работаю. А уже в этих каталогах проекты и в проектах задачи которые я отслеживаю.

3. Если на проекте есть своя система управления - свой таск трекер, дашборд, итп то я не дублирую к себе информацию оттуда - а просто регулярно захожу туда. У себя я тогда веду те таски которые по каким-то соображениям не стоит помещать в эту публичную систему - например таски непубличные или риски которые клиент не готов переварить но которыми я считаю полезным управлять.

4. Каждая задача помимо принадлежности к проекту может иметь срок, приоритет, любые заметки - в виде текста, фотографии (например сфоткал на айпад доску на которой чтото рисовалось во время митинга), можно и аудио добавлять но я так обычно не делаю.
Так же каждая задача имеет Контекст.

5. Контексты - это дерево мест и людей. В корне дерева у меня:
  • Free Time
  • Home
  • Work
  • Travel
Под Work у меня разные офисы - нашей компании и клиентов. В каждом офисе у меня сначала верхнеуровневые менеджеры с кем я контактирую, а под ними их подчиненные, а под ними и их подчиненные итд.

Т.о. теоретически, приехав в офис я могу выбрать соответствующий этому офису контекст и увидеть все задачи по всем людям в данном офисе. Или при встрече с человеком я могу выбрать его и увидеть все задачи которые на нем и на его подчиненных. На практике конечно я не настолько организованный Шелдон Купер ;) и в половине случаев я полагаюсь на память, или заранее перед встречей освежаю в голове задачи а потом уже веду общение по памяти.
OmniFocus также позволяет привязывать контексты к географическим локациям и когда вы можете  положившись на GPS посмотреть какие задачи у вас тут есть.

Если я хочу назначить работу на себя то я ее добавляю либо в Work - если это работа в рамках моей работы по найму, либо в Home если это домашняя/семейная, либо в Free Time если это моя персональная задача.


6. Задачи у которых указано время автоматически попадают в календарь и айпад и айфон напоминают мне о них.

7. Еженедельно я стараюсь (получается иногда раз в две недели или в другой промежуток времени) запускать режим ревью и просматривать все задачи по всем проектам. Т.к. ситуация могла поменяться но не быть отражена в задачах то этот момент - прекрасная возможность сделать подходящий апдейт и привести все дела в порядок. Например, перескедулить задачи у которых срок прошел. Или сменить приоритеты. Или убрать ставшие неактуальными задачи. Или добавить новые актуальные.

8. Все новые спонтанные мысли а также результаты обсуждений я добавляю в Inbox, а затем переношу в нужный проект, назначаю контекст, приоритет и сроки.

9. Среди проектов есть и проект Ideas - это backlog всех идей проектов без четких планов. По мере того как планы формируются я создаю под идею проект.

10. Описанные выше правила не касаются ведения жестко привязанных ко времени задач или регулярных задач - для таких задач используется календарь. Рабочий - в Outlook, личный - в Google.
К сожалению наши IT помешаны на том чтобы создавать иллюзию безопасности за счет уменьшения удобства и поэтому не получается иметь вместе рабочий и личный календарь под рукой в телефоне - для того чтобы хоть както решить эту проблему приходится пересылать самому себе все встречи из аутлука на гугл. Если у вас такие же IT то это тоже может быть для вас решением. Или еще можно просто не пользоваться рабочим аутлуком (но тогда коллегам будет неудобно сетапить с вами встречи тк они не будут видеть вашу занятость)
Так вот в календарях все задачи делятся на задачи привязанные ко времени (например митинги) и задачи непривязанные ко времени но имеющие фиксированную длительность (сюда попадают таски из OmniFocus когда до них не доходят руки а приоритет сильно повышается - например нужно обязательно написать сегодня какой-то документ - я выделю под это пару-тройку часов и добавлю в календарь в свободное место). Фиксированные по времени я отмечаю синим цветом, а фиксированные по длительности зеленым и отмечаю их как tentative - их можно свободно двигать.


11. К моей системе GTD также можно отнести
  • майнд-мапы которые я часто рисую в качестве заметок к митингам или во время составления планов,
  • dropbox в котором хранятся документы которые нужно синхронизировать
  • KeePass и его мобильные клиенты для хранения паролей
  • Tombo как древний архив заметок которые ведутся еще со времен Casio Cassiopeia BE-300 (если вам это о чем то говорит;)
  • папки в почте - точно также по проектам как и таски, пустой inbox, флажки для писем на разные действия. дзен-практики типа чтения почты только один-два-три раза в сутки у меня не встроились. хотя иногда пытаюсь их практиковать
  • когда дел ну просто очень много то оказывается проще всего выписать самое важное и срочное - то что нужно обязательно сделать сегодня на лист бумаги или в Ежедневник Глеба Архангельского, убрать подальше аутлуки / омнифокусы и начать пахать, в идеале врубив в уши хорошую продуктивную музыку (prodigy если нужно тупо и много фигачить, или armen van buren если нужно фигачить что-то более умное, но если нужно сильно и умно думать то тишина лучше помогает)

Нашли что-то для себя интересное - поделитесь с друзьями - нажмите кнопочку вашей любимой социальной сети ;)
Похожие посты